RÜSSELSHEIM – Am 29. April trat in der konstituierenden Stadtverordnetenversammlung erstmals das neu gewählte Parlament der Stadt Rüsselsheim am Main zusammen. Der Auftakt markierte aber nicht nur den offiziellen Beginn für die neue Legislatur, sondern ist auch der Startschuss für die vollständige Digitalisierung der Gremienarbeit der Stadt. Mit dem neuen Sitzungsdienst SD.NET werden alle Verwaltungsvorgänge in der kommunalen Gremienarbeit digital abgebildet. Termine, Einladung und Tagesordnungen, Anträge und Beschlussvorlagen sowie Niederschriften erhalten die Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung und des Magistrats künftig nur noch digital auf ihr Tablet – statt wie früher in Papierform.

Mit zentraler Online-Plattform einen großer Schritt nach vorne
„Das ist ein großer Schritt für die politische Arbeit in Rüsselsheim. Der komplette Gremienprozess wird durchgängig digital und frei von Medienbrüchen abgebildet. Stadtverordnete können mobil arbeiten und sind immer auf dem aktuellsten Stand“, erklärt Oberbürgermeister Udo Bausch.

Zentraler Baustein von SD.NET ist das bereits bekannte Ratsinformationssystem (RIS) der Stadt Rüsselsheim. Dort werden alle Mandatsträgerinnen und -träger verwaltet und die Sitzungstermine geplant. Gleichzeitig dient es als zentrale Online-Plattform, um sämtliche Sitzungsunterlagen, wie Einladungen, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen, Anträge oder Niederschriften zu veröffentlichen. Bürgerinnen und Bürger können diese in einem öffentlichen, Mandatsträgerinnen und -träger sowie Verwaltungsmitarbeitende in einem geschützten Bereich des RIS abrufen. Neu ist künftig, dass die Stadtverordneten dabei den politischen Entscheidungsprozess künftig besser und schneller im Blick behalten können. „Mit Beginn dieser Legislatur werden die Stadtverordnete automatisiert mit einer sogenannten ‚Notification‘ über neue oder geänderte Dokumente informiert“, erläutert Trudi Hartung, Fachbereichsleiterin Zentrales und Chefin des Magistratsbüros, das für die Einführung des neuen Systems verantwortlich ist. Per E-Mail erhalten sie zugleich den passenden Link, wo das Dokument im RIS zu finden ist. Neu ist ebenfalls, dass künftig nicht nur die Drucksachen, sondern auch Anfragen und Anträge zeitnah und mit fortlaufender Nummer ins SD.NET eingestellt werden. Dies sei ein besonderer Wunsch der Fraktionen gewesen, so Hartung.

Eigene App für das mobile Arbeiten
Neben dem RIS als Online-Portal bietet SD.NET auch eine Lösung für mobile Endgeräte an. Mit einer eigenen App können die Stadtverordneten ihre Sitzungsunterlagen künftig auch auf dem Tablet abrufen und sogar bearbeiten. Mit einem elektronischen Stift können sie dabei – wie auf Papier auch – Textstellen in den Dokumenten farblich markieren, unter- oder durchstreichen sowie mit Notizen oder Zeichnungen ergänzen. App-typisch ist dabei besonders die Navigation komfortabel: Umfangreiche Dokumente lassen sich mit einem Wisch über den Bildschirm schnell durchblättern oder einzelne Seiten mit einer simplen Fingergeste vergrößern.

Um das neue SD.NET auch entsprechend nutzen zu können, wurden die Stadtverordneten, die Mitglieder des Magistrats und der Ortsbeiräte sowie den Vorsitzenden weiterer Gremien mit insgesamt 75 iPads samt Tastatur und Pencil ausgestattet. Die Anschaffungskosten in Höhe von 115.000 Euro werden dabei zu 75 Prozent vom Land Hessen mit Mitteln des Förderprogramms „Starke Heimat“ übernommen. Den Umgang mit der neuen Technik haben die Stadtverordneten pünktlich vor der neuen Sitzungsrunde in vier Schulungen durch die Stadtverwaltung erlernt.

Künftig deutlich weniger Aufwand und bessere Ökobilanz
Aufwand und Kosten bei der Einführung des neuen Systems lohnen sich jedoch, darin sind sich Bausch und Hartung einig. Gerade für die Stadtverwaltung werde die Digitalisierung eine enorme Arbeitserleichterung bedeuten, wie der Oberbürgermeister betont. Zuletzt wurden in der rathauseigenen Druckerei für Magistrats- und Stadtverordnetensitzungen fast eine Millionen Seiten pro Jahr gedruckt, zusammengestellt und ausgeliefert. „Einzeln aufeinandergelegt entspricht das einem Papierberg von 110 Meter Höhe“, rechnet Udo Bausch vor. Neben Papier, Drucker- und Tonerkosten fielen dafür jährlich rund 260 Arbeitsstunden an und weitere 240 Lieferfahrten mit dem Auto an, die nun eingespart werden. Neben der Ersparnis in Geld zahlt sich die Umstellung aber auch für den Umwelt- und Klimaschutz aus: Ohne den Papierberg werden künftig 15 Tonnen Holz, 260.000 Liter Wasser, 53.600 Kilowattstunden Energie weniger verbraucht und 5,5 Tonnen CO2 weniger freigesetzt.

Stadtverwaltung mitten im digitalen Umbruch
Die Gremienarbeit ist aber nur eines von vielen Digitalisierungsprojekten, die derzeit bei der Stadtverwaltung vorangetrieben werden. Bei der Infrastruktur verbessert sie vor allem die Versorgung mit Breitbandinternet und die technische Ausstattung der Schulen. Mit der digitalen Baulastenauskunft und der Online-Anhörung im Rahmen des Ordnungswidrigkeitenverfahrens hat sie bereits erste digitale Bürgerservices eingeführt. Folgen sollen in diesem Jahr noch die Online-Terminvergabe für das Bürgerbüro, das Standesamt und die Ausländerbehörde, die Digitalisierung des Bewerbungsverfahrens und der Online-Traukalender. Für die interne Verwaltung stehen die eAkte und die elektronische Rechnung ganz oben auf der Prioritätenliste. Die eRechnung wird gerade eingeführt, die eAkte wird im Laufe dieses Jahres folgen.

Magistrat der Stadt Rüsselsheim am Main
Fachbereich Zentrales