MAINZ – Der Wirtschaftsbetrieb und Bildungseinrichtung In.betrieb GmbH erhielt im Sommer den Großauftrag zur Digitalisierung von mehr als 30.000 Akten in den kommenden vier Jahren. 5000 Akten sollen es im ersten Jahr sein, insgesamt jedoch müssen eine Million Blatt Papier gesichtet, eingescannt und vernichtet werden.
Den Startscan übernahm Oberbürgermeister Michael Ebling mitten im laufenden Archivierungsgeschäft. Unter den kontrollierenden Augen der Beschäftigen, darunter 40 Menschen mit geistiger Behinderung, brachte der OB seine Personalakte in den Betrieb mit und führte eine Muster-Dokumentarchivierung durch.
Im Zuge der digitalisierten Verwaltung will das Mainzer Rathaus ohne seine „hängenden‟ Akten aus den Kellerarchiven umziehen. Die 4,3 Kilometer Akten (läge man sie nebeneinander) sollen den Umzug des Rathauses allenfalls in der Cloud erleben. „Die Arbeitsplätze werden sich verändern. Ob digital oder integrativ, so viel ist sicher. Mit in.betrieb haben wir einen Partner gefunden, der beides hervorragend leisten wird und zudem Chancen für die Gesellschaft bietet‟, so Ebling.
Michael Huber, Geschäftsführer in.betrieb gGmbH, erläuterte das Konzept der Einführung von E-Akten und merkte an, dass die Digitalisierung selbst lediglich einer von drei Arbeitsschritten auf dem Weg zum digitalisierten Arbeitsplatz sei. Die Mitarbeiterschulung sei vor allem die tägliche Arbeit der Betriebs mit Bildungsschwerpunkt, zu deren Modulen die Vorbereitung der Akte, die Digitalisierung und schließlich die Endkontrolle zähle. Vor allem auf letzteres lege man besonderes Augenmerk. „Unser Qualitätsmerkmal ist das „4-Augen-Prinzip”, präzisiert Michael Huber, außerdem stehe der Mensch im Mittelpunkt.
Von der elektronischen Akte (E-Akte) haben nicht nur die Beschäftigten des in.betriebs etwas. Mit der Erstellung dieser, strengsten Datenschutzmaßnahmen unterliegenden, gibt sie den Menschen eine verantwortungsvolle Aufgabe, die es im wahren Leben nicht leicht haben, überhaupt einen Arbeitsplatz zu bekommen. Die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro, dürfte aber auch im Interesse der Mainzer liegen. Die Nutzung elektronischer Endgeräte, wie das eines Tablets im Bürgerbüro, zur Anmeldung eines beispielsweise Gewerbes wäre dann nicht mehr ortsgebunden.
