RÜSSELSHEIM – „In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert“, sagt Maik Landwehr, Geschäftsführer der Stadtwerke Rüsselsheim. „Mobiles Arbeiten ist nicht nur ein Trend, sondern eine nachhaltige Entwicklung.“ Dazu hat die Geschäftsführung mit dem Betriebsrat eine schlanke und flexible Betriebsvereinbarung abgeschlossen, die sowohl dem Unternehmen als auch dem Personal zugutekommt.
Bei den Stadtwerken Rüsselsheim darf jeder Angestellte, wenn es die Rolle hergibt, mindestens drei Tage pro Woche von zuhause oder einem Ort seiner Wahl aus arbeiten. Die am Unternehmensstandort verfügbaren Bildschirmarbeitsplätze können an diesen Tagen anders ausgelastet werden. Vor einem Jahr haben die Stadtwerke das so genannte Desk Sharing (Teilen von Schreibtischarbeitsplätzen) eingeführt: Dabei sitzen die Beschäftigten nicht an einem festen, unveränderlichen Arbeitsplatz, sondern wählen für jeden Arbeitstag im Büro aufs Neue ihren Schreibtisch.
„Die Erfahrungen damit sind durchweg positiv“, berichtet Sabrina Schmitt, die das Desk Sharing organisatorisch und technisch auf den Weg gebracht hat. Insgesamt könnten 165 Mitarbeitende am Desk Sharing teilnehmen, weil sie einen festen Schreibtischarbeitsplatz haben. Aktuell nutzen 90 Mitarbeiter diese Möglichkeit. Tendenz steigend.
„Desk Sharing ist nicht nur eine organisatorische Umstellung – es ist ein Kulturthema“, betont Sabrina Schmitt. „Es braucht Zeit, sich auf eine neue Arbeitsweise einzulassen.“ Doch die stetig wachsende Zahl der Teilnehmenden zeigt, dass positive Aspekte wie Flexibilität, bessere Flächennutzung und teamnahe Kommunikation angenommen werden.
Für das Desk Sharing wurden sieben Bereiche, so genannte Workbases, definiert. Diese Workbases dienen dazu, den Mitarbeitenden trotz flexibler Arbeitsplatzwahl eine feste organisatorische Zugehörigkeit zu geben. Jede Workbase ist einem bestimmten Team oder Aufgabenbereich zugeordnet. So wird sichergestellt, dass sich Teams räumlich bündeln, der informelle Austausch gefördert wird und Abstimmungen im Arbeitsalltag schnell und unkompliziert erfolgen können.
Im Bereich Digitaler Service beispielsweise machen 16 der 17 Beschäftigten mit. „Ich finde Desk Sharing richtig gut“, sagt Remzie Myumyunova aus der Abteilung Digitaler Service für den Schwerpunkt IT-Sicherheit. Besonders gefällt ihr die Abwechslung im Arbeitsalltag: „Man sitzt nicht jeden Tag im selben kleinen Büro mit denselben Kolleginnen und Kollegen – das bringt frischen Wind in den Tag.“
Auch für die Teamarbeit sieht Remzie Myumyunova klare Vorteile im Desk Sharing:
„Wenn man gemeinsam an einem Projekt arbeitet, kann man sich mit den Kolleginnen und Kollegen absprechen und gezielt Arbeitsplätze im selben Raum buchen – so sitzt man direkt beieinander.“ Die Buchung der verfügbaren Plätze erfolgt unkompliziert über eine Software, in der jeder sehen kann, welche Arbeitsplätze in welchem Bereich noch frei sind.
Auch IT-Koordinator Marcus Hartnack spricht von „durchweg positiven“ Erfahrungen mit dem Desk Sharing. Sein Wunsch: Die Buchung sollte nicht auf den eigenen Fachbereich begrenzt bleiben, sondern auch bereichsübergreifend funktionieren – so könnten bereichsübergreifende Teams noch flexibler und effektiver zusammenarbeiten.
Auch IT-Bereichsleiter Andreas Jahn sieht in der eingesetzten Software noch ungenutztes Potenzial:
„Da ist noch mehr möglich.“ Ein Beispiel: Eine Anbindung an das Zeitportal könnte ermöglichen, dass bei der Buchung automatisch berücksichtigt wird, ob jemand im Mobile Office arbeitet, vor Ort, auf Dienstreise oder abwesend ist.
„Natürlich haben einige Mitarbeitende ihren Lieblingsplatz oder buchen gezielt einen Schreibtisch neben Kolleginnen und Kollegen, mit denen sie sich gut verstehen oder gemeinsam Mittagspause machen“, erzählt Organisatorin Sabrina Schmitt. Gleichzeitig zeigt sich, dass viele Mitarbeitende den Arbeitsplatz auch ein Stück weit persönlich gestalten möchten – sei es mit einem Familienfoto oder einer Pflanze. „Das bringt Individualität in den Büroalltag, erfordert aber ein gutes Gleichgewicht zwischen persönlichem Ausdruck und gemeinschaftlicher Nutzung.“
Verbesserungspotenzial sieht Sabrina Schmitt bei der Umsetzung der Clean Desk Policy. Diese sieht vor, dass jeder Arbeitsplatz am Ende des Tages leer und ordentlich hinterlassen wird – in der Praxis gelingt das noch nicht überall.
Die Teilnahme am Desk Sharing ist für jeden Mitarbeiter freiwillig. Der Planungssicherheit wegen legt man sich auf mindestens zwölf Monate fest, wenn man sich zur Teilnahme entschieden hat. Für die Stadtwerke ist das Desk Sharing von Vorteil, wenn die Zahl der Sitzplätze auf bis zu 60 Prozent verringert wird. Stadtwerke-Geschäftsführer Maik Landwehr unterstreicht: „Das spart Kosten und bietet die Möglichkeit, den auch künftig steigenden Personalbedarf im Unternehmen effizient unterzubringen.“
Jürgen Gelis
Stadtwerke Rüsselsheim GmbH
